Sporządzenie czynności notarialnej powinno zostać poprzedzone uprzednim kontaktem z  notariuszem lub pracownikami Kancelarii. Pozwoli to ustalić zakres czynności, które mają być wykonane oraz rodzaj dokumentów, jakie należy przedłożyć w Kancelarii przed dokonaniem określonej czynności. 

alt

Wszelkie dokumenty, potrzebne do sporządzenia czynności notarialnej, powinny być dostarczone do Notariusza wcześniej przed umówionym terminem jej dokonania.                                    

 

Dokumenty powinny być złożone w oryginale. Notariusz sprawdzi ich prawidłowość oraz oceni, czy stanowią wystarczającą podstawę do sporządzenia czynności.

1. Przy sporządzaniu umów dotyczących zbycia (między innymi sprzedaż, darowizna, zamiana, zniesienie współwłasności) działek gruntu, zarówno zabudowanych, jak i niezabudowanych:

  • podstawa nabycia, czyli np. akt notarialny lub postanowienie Sądu w sprawie stwierdzenia nabycia spadku,
  • aktualny odpis z księgi wieczystej lub sam numer elektroniczny księgi wieczystej,
  • zaświadczenie z właściwego Urzędu Gminy na terenie, której położona jest przedmiotowa działka gruntu, z którego wynikać będzie przeznaczenie działki gruntu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego, ewentualnie świadczące o braku takiego planu,
  • wypis z rejestru gruntów, a jeśli przedmiotem umowy jest jedna z kilku działek gruntu znajdujących się w księdze wieczystej, również wyrys z mapy ewidencyjnej, z klauzulą, że dokument ten przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej.
  • ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, jeśli nastąpił podział nieruchomości i nie jest wprowadzony do księgi wieczystej'
  • mapę z projektem podziału, jeśli nastąpił podział nieruchomości i nie jest wprowadzony do księgi wieczystej,
  • zaświadczenie potwierdzające, że nabycie zbywanej nieruchomości było zwolnione od podatku od spadków i darowizn albo należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy: nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia lub zasiedzenia pod dniu 11 sierpnia 1983 roku, a po dniu 1 stycznia 2007 roku – także gdy nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zachowku,
  • umowa kredytowa, jeśli nabycie będzie finansowane z kredytu

2. Przy sporządzaniu umów dotyczących zbycia (tj. między innymi sprzedaż, darowizna, zamiana, zniesienie współwłasności) lokali stanowiących odrębną własność:

  • podstawa nabycia, czyli np. akt notarialny lub postanowienie Sądu w sprawie stwierdzenia nabycia spadku,
  • aktualny odpis z księgi wieczystej lub sam numer elektroniczny księgi wieczystej,
  • zaświadczenie potwierdzające, że nabycie zbywanej nieruchomości było zwolnione od podatku od spadków i darowizn albo należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy: nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia lub zasiedzenia pod dniu 11 sierpnia 1983 roku, a po dniu 1 stycznia 2007 roku – także gdy nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zachowku,
  • umowa kredytowa, jeśli nabycie będzie finansowane z kredytu

3. Przy sporządzaniu umów dotyczących zbycia (tj. między innymi sprzedaż, darowizna, zamiana, zniesienie współwłasności) spółdzielczych własnościowych praw do lokali:

  • podstawa nabycia, czyli np. akt notarialny lub postanowienie Sądu w sprawie stwierdzenia nabycia spadku,
  • aktualne zaświadczenie ze Spółdzielni Mieszkaniowej, z którego wynikać będzie m.in. że zbywca posiada spółdzielcze własnościowe prawo będące przedmiotem umowy,
  • aktualny odpis z księgi wieczystej, jeśli została założona lub sam numer elektroniczny księgi wieczystej,

4. Przy ustanowieniu odrębnej własności lokalu:

  • zaświadczenie o samodzielności lokalu,
  • inwentaryzacja (rzut kondygnacji),
  • odpis z księgi wieczystej lub sam numer elektroniczny księgi wieczystej,
  • wypis z rejestru gruntów.

5. Przy poświadczeniu dziedziczenia:

  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
  • PESEL spadkodawcy,
  • testament, w przypadku jego sporządzenia przez spadkodawcę,
  • skrócone odpisy aktów stanu cywilnego wykazujące pokrewieństwo spadkobierców po spadkodawcy,
  • protokół z przyjęcia oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, w przypadku złożenia takich oświadczeń.

6. Przy ustanowieniu hipoteki:

  • oświadczenia banku w trybie art. 95 Prawa Bankowego.

7. Przy protokołach spółek:

  • odpis aktualny z KRS,
  • umowa lub statut spółki.

8. Przy umowach majątkowych małżeńskich:

  • odpis skrócony aktu małżeństwa.

9. Przy sporządzaniu testamentu:

  • dane osobowe sporządzającego testament
  • dane osoby powoływanej do spadku

10. Przy sporządzaniu pełnomocnictwa do sprzedaży nieruchomości:

  • dane osobowe mocodawcy
  • dane osoby powoływanej do spadku dane osobowe pełnomocnika
  • opis nieruchomości - numer elektroniczny księgi wieczystej

11. Przy sporządzaniu umowy działu spadku i zniesienia współwłasności:

  • postawa nabycia i inne dokumenty dotyczące nieruchomości i innych praw majątkowych będących przedmiotem umowy,
  • w przypadku działu spadku postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia
  • zgoda lub zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia

12. Przy sporządzaniu umowy podziału majątku:

  • podstawa wprowadzenia umownej lub przymusowej rozdzielności majątkowej lub wyrok rozwodowy
  • postawa nabycia i inne dokumenty dotyczące nieruchomości i innych praw majątkowych wchodzących w skład dzielonego majątku.

13. Przy sporządzaniu umów/ aktów założycielskich spółek i innych osób prawnych:

  • dane osobowe założycieli,
  • firma,
  • podstawowe założenia umowy lub statutu


14. Przy sporządzaniu protokołów spółek i innych osób prawnych oraz wspólnot mieszkaniowych:

  • dane rejestrowe ( odpis z rejestru/numer rejestru)
  • porządek obrad i projekty uchwał. 

Dodatkowo, w zależności od konkretnie dokonywanej czynności:

  • w przypadku, gdy strona czynności działa przez pełnomocnika: oryginał pełnomocnictwa, sporządzonego w tej samej formie, w jakiej dokonywana jest czynność prawna,
  • gdy zbywca stał się właścicielem na podstawie dziedziczenia (albo darowizny otrzymanej po 1 stycznia 2007 roku): zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
  • przy ustanowieniu hipoteki: oświadczenie banku udzielającego kredyt,
  • w przypadku obowiązywania umów majątkowych małżeńskich lub wprowadzenia przymusowej rozdzielności majątkowej: dokument powodujący powstanie takiego ustroju,
  • w celu ujawnienia budynku w księdze wieczystej: zaświadczenie urzędu gminy stwierdzające, że na działce znajduje się budynek,
  • gdy stroną czynności jest osoba prawna: oprócz jej danych rejestrowych i danych przedstawicieli: wymagana przepisami prawa lub jej umową założycielską (aktem założycielskim, statutem) zgoda (uchwała) na dokonanie konkretnej czynności prawnej,
  • w przypadku zmiany miejsca zameldowania, nieujawnionej w dowodzie osobistym - potwierdzenie zameldowania na pobyt stały.

Oprócz wskazanych powyżej dokumentów należy również dostarczyć dane stron: imiona i nazwiska, imiona rodziców, pesel, adres zamieszkania, dane dowodu tożsamości.

W przypadku, gdy strona będzie działała przez pełnomocnika należy dostarczyć oryginał pełnomocnictwa sporządzonego w formie aktu notarialnego.